روش اجرايي کنترل سوابق ایزو

1- هدف
هدف از تدوين اين روش اجرايي، مشخص کردن نحوه بايگاني و شناسائي سوابق توليد شده در شرکت مي¬باشد ایزو اين سوابق معرف شواهدي مبني بر اجراي سيستم کيفيت مي‌باشند و همچنين قابليت رديابي فرآيند و تکرار عمليات را در صورت نياز،‌ ممکن مي‌سازند ایزو

2- دامنه كاربرد
اين روش اجرايي براي همه سوابق شرکت كاربرد دارد  ایزو

3- مسووليت‌ها
ماتريس زير مسووليت ها را در ارتباط با کليه سوابق شرکت مشخص مي نمايد ایزو

4- شرح عمليات
سوابق موجود در شرکت را مي توان به چهار دسته کلي تقسيم کرد:
-    سوابق کيفي
-    سوابق فني
-    سوابق اداری
-    سوابق مالی
ممکن است اين سوابق به¬صورت¬هاي گوناگون، مانند فايل¬هاي الکترونيکي يا کاغذي                           (Hard Copy) نگهداري شوند ایزو

4-1- سوابق کيفي
سوابق کيفي،‌ سوابقي مي¬باشند که مرتبط با سيستم مديريت کيفيت شرکت هستند و براي اثبات استقرار و استمرار سيستم مديريت کيفيت در شرکت¬ ضروري¬اند ایزو
سوابق کيفيت شامل موارد زيرند:
-    برنامه مميزي
-    گزارش مميزي
-    بازنگري مديريت
-    نتايج مميزي¬هاي خارجي
-    سوابق اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه انجام شده
-    سوابق برنامه¬هاي آموزشي و گواهينامه هاي مرتبط صادر شده

4-2- سوابق فني
سوابقی که در ارتباط با انجام آزمون و کالیبراسیون و تهیه گزارشات مربوطه می باشند  ایزو
-    سوابق درخواست آزمون یا کالیبراسیون
-    مستندات مربوط به کاليبراسيون تجهيزات
-    گزارش¬هاي آزمون یا گواهینامه های کالیبراسیون صادر شده
-    ساير فرم¬ها و يادداشت¬هاي کاري احتمالي مرتبط با سفارش مشتري یا مرتبط با موارد بالا

4-3- سوابق اداری
شامل کلیه سوابق و مدارک مربوط به امور اداری , امور داخلی شرکت , پرسنل , استخدامی و آموزش و مکاتبات با موسسات و ارگانهای مربوطه  ایزو


4-4- سوابق مالی
عبارت است از کلیه سوابق و مدارک مربوط به امور مالی از جمله اسناد مالی , فاکتورها , صورت حسابها و صورت وضعیت ها و مدارک مربوط به اموال و انبار و کلیه خریدها و مکاتبات و مدارک موسسات و ارگانهای در ارتباط از جمله اداره دارایی , بیمه , فروشندگان و ...

4-5- شناسايي سوابق
کلیه سوابق کيفي مالی و اداری از طريق کد مستند، شناسايي مي¬شوند ایزو
همه سوابق فني از طريق شماره آزمایش مرتبط با درخواست،‌ شناسايي مي شوند ایزو جزييات بيشتر در  اين  ارتباط در  روش اجرايي دريافت ، جابجايي  و  انبارش نمونه¬هاي  آزمون  به  شماره AF-QM-PR-18 درج شده است ایزو

4-6- بايگاني سوابق
تمامي سوابق شرکت بايد در محل¬هاي مناسب و در يک دوره زماني از پيش مشخص شده نگهداري شوند ایزو مدت زمان نگهداري و محل نگهداري سوابق در ليست سوابق به شماره        AF-QM-L-08 مشخص شده است با مراجعه به اين فرم سوابق مرتبط به راحتي قابل دستيابي مي‌باشند ایزو

4-7- اصلاح سوابق
زماني که اشتباهي در وارد کردن داده ها رخ دهد، تصحيح بايد توسط فرد تهیه کننده سابقه انجام پذيرد و سوابق اصلاح شده مانند بند 4-6 همين روش نگهداري گردد ایزو

4-8- سوابق و داده هاي الکترونيکي
جهت جلوگيري از دسترسي غير مجاز و تغيير يا از بين رفتن داده¬ها و همچنين توليد نسخه‌هاي پشتيبان براي سوابقي که به¬صورت الکترونيکي نگهداري مي¬شوند بر اساس روش اجرايي کنترل داده¬هاي الکترونيکي به شماره AF-QM-PR-10 عمل مي‌شود ایزو


5- مراجع و مستندات مرتبط:
- ليست سوابق  به شماره  AF-QM-L-08                                                                        
- روش اجرايي کنترل داده¬هاي الکترونيکي به شماره AF-QM-PR-10
- روش اجرايي دريافت، جابجايي و انبارش نمونه¬هاي آزمون به شماره AF-QM-PR-18